第一条 为规范学院会议组织流程，提升会议效率，节约行政资源，结合学院实际，制定本办法。本办法适用于学院各类会议，包括党政办公会、学术研讨会、教学工作会、部门协调会及各类培训、宣讲会等。

第二条 会议组织坚持“线上优先、线下补充”原则。除涉密会议、重大仪式性会议、需现场实物演示或集体表决的特殊会议外，其余各类会议均应优先采用线上形式召开，充分利用视频会议、线上协作平台等工具开展。

第三条 线上会议组织需提前2个工作日发布通知，明确会议主题、时间、参会人员、线上接入方式。会议组织者负责调试设备、测试网络，确保参会人员顺利接入，提前提醒参会人员做好参会准备。

第四条 确需召开线下会议的，应报学院主要负责人批准，严格控制规模，精简参会人员，优先使用学院现有会议室，杜绝铺张浪费，不摆放无关物品、不发放非必要资料。

第五条 会议参会人员需严格遵守会议纪律，线上会议提前10分钟接入调试，线下会议按时到场，不得无故缺席、迟到、早退。会议组织者负责做好会议记录，线上会议留存录像或截图，线下会议整理书面纪要，及时归档备查。

第六条 本办法由学院党政联席会负责解释，自发布之日起施行。此前学院相关会议管理规定与本办法不一致的，以本办法为准。