全校各单位：
根据有关规定及学校工作安排，为确保2024年度形成的各类档案完整、及时、系统归档，现就做好2024年档案归档工作通知如下：
一、归档范围
1.各单位在2024年1月1日至12月31日形成的、属于归档范围的文件材料（纸质、电子、声像、实物等不同载体形式）。归档范围详见《五邑大学各单位档案材料归档范围和保管期限表（试行）》（附件1）。
2.各单位往年遗漏且应归档的材料。
二、归档要求
各单位应依法加强档案管理，提高档案归档质量，做到应收尽收、应归尽归，确保各类文件材料完整、准确、系统、全面。归档工作中材料积累、整理、移交各环节可参照《五邑大学档案归档工作流程》（附件2）进行操作。
1.纸质材料：归档的材料必须遵循文件的自然形成规律，按照时间顺序或逻辑顺序进行整理，保持文件材料之间的有机联系,分类合理，保证材料质地优良，书绘工整。
2.电子材料：电子档案材料和纸质档案材料同步归档，并在内容、相关说明及描述上保持一致，保证材料真实有效，安全可靠。
3.声像、实物材料：须标明事由（事件）及时间、地点、人物，保证材料声像清晰，完好无损。
三、归档时间
1.按年度归档的单位请于2025年7月10日前移交；
2.按教学年度归档的单位请于2025年12月30日前移交。
四、归档程序
1.档案验收：按照档案业务规范的要求和规定，检查整理是否符合要求，分类是否合理，数量是否一致，手续是否完整，不符合规范要求的材料将退回归档部门修正。
2.档案交接：归档单位将电子材料及《五邑大学档案移交清单》（附件3），通过OA“业务协办”模块经单位负责人审阅同意后抄送档案馆。不宜公开的文件、存储文本比较大的文件用光盘或优盘拷贝送交档案馆。纸质材料直接送交档案馆。
归档过程中的相关事项，请与档案馆联系。为进一步加强学校档案工作的联系与交流，请各单位的档案人员加入粤政易档案工作交流群。联系人：蔡洁芬，联系电话：3296189。
附件：1.五邑大学各单位档案归档范围和保管期限表（试行）
2.五邑大学档案归档工作流程
3.五邑大学档案移交清单
档案馆
2025年6月3日
