主要工作

流程

工作项目

规范流程

党委（常委）

会议

确定会议时间→收集议题及材料→拟写会议通知→书记审定会议通知和材料→印发会议通知及材料至与会人员→会议记录→撰写会议纪要→印发会议纪要

校长办公会议

确定会议的召开时间→发放议题征集表→分管校领导与职能部门研究和沟通，形成议题方案或意见→党政办公室汇总梳理议题材料→报送校长审定→印发议题和材料至与会人员→会议记录→撰写会议纪要→印发会议纪要

发文

各部门提交文稿→党政办审核→党政办主任会签→相关部门负责人会签→分管领导会签→党政主要领导签发→印制→分发→存档

收文

公文签收→公文登记→党政办公室负责人提出办理意见→分管领导、校领导签批→按领导意见交由相关部门承办→党政办公室催办→填写办理结果→归档

签订合同

项目承办部门拟定经济合同→承办部门将合同稿和请示送党政办公室→党政办公室负责人提出办文意见→请示送审计处和财务处审核→审计处和财务处签署明确意见→请示送回党政办公室→党政办公室提交校领导审批→项目承办部门按审批意见办理有关手续→请示报告和经济合同文本送党政办公室进行登记、盖章→存档

盖章

送件单位经办人填写“五邑大学印章使用审批表”→送件单位领导签字、加盖单位公章→主管校领导签字→经办人凭用印审批表到党政办用印→登记→保存用印审批表

接待

接收对方来函→复函→拟定接待方案→请示主管校领导，确定最终接待方案→通知参加接待人员→布置接待场所→按照既定方案接待→撰写简讯

主要工作

流程

办会

确定会议时间、地点→准备会议材料→发布会议通知、发放会议材料→做好会前准备工作→会议考勤→会议记录、录音→整理会议讲话稿→撰写简讯

会议场所租用

十友楼、顺德堂、吕志和礼堂校内单位使用流程：电话查询会议场所使用情况→填写使用申请表→报党政办审批→交现代教育技术中心安排→预约使用前准备→使用后检查

顺德堂、吕志和礼堂学生活动使用流程：电话查询会议场所使用情况→填写使用申请表→学生处或团委加具意见→报党政办审批→交现代教育技术中心安排→预约使用前准备→使用后检查

教学主楼二楼使用流程：电话查询会议场所使用情况→填写使用申请表→报党政办审批→交学生处安排→使用后检查

十友楼、顺德堂、吕志和礼堂校外单位使用流程：电话查询会议场所使用情况→交申请公函和营业执照复印件（原件备查）→报党政办审核→填写使用申请表→党政办审批→办理交租金及押金手续→现代教育技术中心安排→报保卫处备查→预约使用前准备→使用后检查→办理押金退回手续

统计上报

党政办确定统计报送单位→基层统计员在规定时间内采集数据→部门负责人审核→填报人、部门负责人签字、盖章→基层统计员按规定时间报送数据→党政办公室审核、汇总→主管校长审核校长审核→学校盖章→上报教育部、省厅、市有关部门

档案利用

利用者出示本人证件或介绍信→利用者提出利用需要→档案人员鉴别所用档案性质→有关领导审批→提供材料→在室内借阅、借出室外、复印→登记→收回检查归架

主要工作

流程

档案接收

各单位整理年度材料→打印或填写移交清单→送交档案室→送交纸质、实物材料或送交电子文件或相关存储材料→接收人员核实验收→核实无误，移交人员→在移交清单上签字→移交人员在接收登记→本登记、签字

档案管理

档案收集→档案整理→档案分类→档案保管→档案利用→档案销毁→档案登记