一、 活动申请

   （一）按照已给出的标准格式填写《五邑大学志愿者活动申请表（职能部门）》（见附件一，以下简称“活动申请表”）。

   （二） 申请表填写完成后

1、 将电子版命名为《日期+某某组织活动申请表》。用活动申请单位公共邮箱发到校青协统筹管理部邮箱（wyu_zzb2007@126.com）。

2、 打印一式两份，在校青协值日时间（周一至周五16：30至17：30）将纸质版申请表带到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处进行审批。

3、 审批完成，校青协统筹管理部值班人员做好登记并确认无误后，校青协统筹管理部保留一份活动申请表，申请单位保留一份活动申请表。

4、 申请单位在活动申请审核通过后，实施活动。

注：

A. 若申请单位上交的活动申请表填写不规范或未填写完整，校青协统筹管理部将不受理该活动申请。（该表中涉及的时刻统一使用二十四小时制）

B. 申请的所有活动（包括长期活动）持续时间为每学期第1周周一至第16周周五。若出现特殊情况不得不延迟活动时间，需在活动之前联系校青协统筹管理部，协商批准后方可实施，同时在申请该活动时活动负责人或者申请单位需携带相关证明和活动申请表在校青协值日时间到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处上交。否则将不进行义工时的录入。

C. 申请志愿者人数若超过50人的活动，申请时必须携带活动方案书或秩序册等相关说明文件对活动加以说明（若该活动为校园清洁等活动可根据实际情况做特殊处理）。

D. 以下活动不能申请志愿者活动：

a. 各学生组织的内部工作、品牌活动及其相关宣传活动等。例如：艺术节汇演、毕业晚会、邑大之星晚会、新生宿舍夜巡、邑大之星宣讲会等

b. 活动涉及的钱财问题处理方案不当或是涉及盈利。

c. 活动不具有实际意义或是与志愿者活动相关性不大。

E. 对于以下志愿者活动作出相关规定：

a. 所有义演的活动，一次义演义工时长不超过5h。

b. 所有敬老院、福利院等探访活动，一次探访义工时长不超过2.5h。

c. 所有志愿者相关宣传活动（摆摊、画海报等），一次宣传义工时长不超过4h。

d. 以上活动若出现特殊情况，需在活动实施前联系校青协统筹管理部负责人，经协商批准后方可实施,并在校青协值日时间到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处上交相关证明材料、活动方案书以及活动申请表。

 F.对于活动中因不可变原因需要更改活动表中内容的，活动单位须在第一时间联系校青协统筹管理部，经批准后，活动单位需携带相关证明和内容更新的两份的纸质版活动申请表和该活动保存在活动负责人或者申请单位的已审批的活动申请表，在校青协值日时间，到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处，进行新表的审批和旧表的回收。

G. 对于活动出于突发状况而无法提前上交活动申请表的，活动负责人或者申请单位必须在活动进行之前联系校青协统筹管理部，经统筹管理部批准后方可实施，活动结束后，活动负责人或者申请单位需携带相关证明和活动申请表，在校青协值日时间，到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处，进行补交活动申请表，否则将不进行义工时间的录入。

H. 长期活动申请要求：

a. 活动有实施的必要性，并且与服务单位协商后取得服务单位同意；在申请长期活动时需要携带活动申请表、有服务单位签字或者盖章的相关证明材料、活动方案书或秩序册等相关说明文件，在校青协值日时间到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处进行长期活动申请。

b. 申请的活动是应老师或者相关单位等要求，在申请长期活动时，需要携带活动申请表以及老师或者相关单位签字或者盖章的证明材料（证明材料包括老师或者相应单位出示的手写版证明书以及纸质版活动方案书），在校青协值日时间到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处进行长期活动申请。

 I.对于活动时间无法准确判定的长期活动有以下两种申请方式：

a. 申请单位每次在确认了单次活动的具体时间后，以单次活动的形式多次进行申请。

b. 申请单位在活动申请表中的“活动时间”一栏中填写上大致的时间。

 J.关于义工服义工帽的借还做出如下规定：

a． 义工服和义工帽的外借时间上限为一周。

b． 申请单位如需借领义工服或义工帽，凭保留的统筹管理部签过字盖过章的活动申请书，按照活动申请书上的时间前往校青协秘书处办公处按流程借领义工服，并按活动申请表上的时间前往校青协秘书处办公处按流程归还义工服。

 

二、 活动跟踪

活动实施后，校青协将会进行不定时活动跟踪。

（一） 统筹管理部将会在确认要进行活动跟踪后，在活动进行前一天与该活动的活动负责人联系，指派一名或多名跟踪人员进行活动跟踪。

（二） 活动负责人需要登记跟踪人员相关信息，与活动参与人员的一同进行义工时间认证（详见正文第三项）。

（三）活动跟踪结束后，跟踪人员根据该活动的实际情况，在活动跟踪表上进行对应的打分。

（四）活动结束后，活动负责人根据跟踪人员的真实表现，填写活动跟踪反馈表，并与校青协值班时间带到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处上交 。

 

注：

A.若校青协统筹管理部未进行活动跟踪则忽略此项。

B.活动跟踪中发现该活动实际情况与活动申请表中内容不符，将进行以下处理：

a. 活动实际情况与活动申请表中内容存在部分不符且该活动为单次活动，则统筹管理部将与该活动负责人或者申请单位询问情况，如发现该活动存在可整改的问题即向申请单位发出整改通知；若该活动的实际服务时间少于活动申请表上所写时间，则校青协统筹管理部会通知活动单位按真实的服务时间进行时间认证。

b. 活动实际情况与活动申请表中内容存在部分不符且该活动为长期活动，则校青协统筹管理部将联系该活动活动单位询问情况并发出整改通知，并对下一次活动进行活动跟踪；若该活动的实际服务时间少于活动申请表上所写时间，则校青协统筹管理部会通知活动单位按真实的服务时间进行时间认证。

   c.活动实际情况与活动申请表中内容严重不符或多次存在部分     不符且该活动为长期活动，则校青协统筹管理部将联系该活动活动单位询问情  况并终止该活动

C.活动跟踪中，活动负责人员或者活动人员对活动跟踪表示出抗拒或对跟踪人员有不尊重的行为

a. 若该活动为单次活动，则校青协统筹管理部将联系该活动活动负责人或者负责单位询问情况，如发现情况属实则对该活动发出整改通知并不对这次活动进行时间认证。

b. 若该活动为长期活动，则校青协统筹管理部将联系该活动活动负责人或者申请单位询问情况，如发现情况属实则对该活动发出整改通知并不对这次活动进行时间认证，同时对下一次活动进行活动跟踪。

c. 若一长期活动的活动跟踪中出现多次活动人员对活动跟踪表示出抗拒或对跟踪人员有不尊重的行为，则校青协统筹管理部将联系该活动活动单位询问情况，若情况属实则对该活动发出整改通知，若整改仍旧存在问题或者拒绝整改则终止该活动。

 

三、 时间认证

1、（一次活动结束后）则按照已给出标准格式，根据参加活动的学院志愿者的信息，分学院排列好志愿者顺序，填写好《时间认证表》（见附件二）。

2、并将电子版命名为《日期+活动名称时间认证》，用申请单位公共邮箱发送到时间认证邮箱（wyu_sjrz@126.com）。

3、校青协统筹管理部会将表内信息制成返还条发放给对应的学院，由院系青协分会登录该学院义工网管理员系统，严格按照时间录入的流程，根据返还条中的内容进行义工时的录入。

 

注：

A. 在一天或一段连续的日期内进行的名称、主题或内容相同的志愿者活动，即为一次活动。

B. 关于时间认证的时限：

a. 在志愿者活动结束后一周内，须进行时间认证及义工时录入；逾期校青协统筹管理部将不进行时间认证。

b. 对于一些长期志愿者活动（如家庭义教），申请单位与校青协组织部进行沟通，经过校青协统筹管理部批准后，可在该活动结束后统一进行时间认证。

C. 若活动单位上交的相关文件填写不规范或未填写完整，校青协统筹管理部将不受理该时间认证。

备注：五邑大学青年志愿者协会保留对本次活动的最终解释权。

 

 

附件：

一、五邑大学学生志愿者活动申请表（职能部门）

二、时间认证表

 

 

 

共青团五邑大学委员会

五邑大学青年志愿者协会

2017年8月22日