一、活动申请

(一) 申请单位为学院青协分会：

1. 按照已给出的标准格式填写《五邑大学志愿者活动申请表（院内）》（见附件一，以下简称“活动申请表”）。

2. 申请表填写完成后，

（1） 打印一式两份，在校青协值日时间将纸质版申请表带到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处进行审批。

（2） 将电子版命名为《日期+活动名称申请表》。用学院青协公共邮箱发到校青协统筹管理部邮箱（wyu_zzb2007@126.com）。

3. 审批完成后，统筹管理部值班人员做好登记并确认无误后，校青协统筹管理部保留一份活动申请表，学院青协分会保留一份活动申请表。

4. 申请单位在活动申请审核通过后，实施活动。

(二) 申请单位为院三会、院党支部、班级或其他院内学生组织：

1. 按照已给出的标准格式填写《五邑大学志愿者活动申请表（院内）》。

2. 申请表填写完成后、

（1） 打印一式三份，先由院青协相关负责人审核签字，再于校青协值日时间将纸质版申请表带到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处进行审批。

（2） 将电子版命名为《组织+日期+活动名称申请表》。用申请单位公共邮箱发到校青协统筹管理部邮箱（wyu_zzb2007@126.com）。

3. 流程完成后，统筹管理部值班人员做好登记并确认无误后，校青协统筹管理部保留一份活动申请表，学院青协分会保留一份活动申请表，申请单位自行保留一份活动申请表。

4. 申请单位在活动申请审核通过后，实施活动。

注：

A. 若申请单位上交的活动申请表填写不规范或未填写完整，统筹管理部将不受理该活动申请，若退回修改后仍有问题，将按照《青协分会量化管理基本评分记录表》相关条例扣除该学院相应量化分值。

B. 申请的活动持续时间最长为每学期第1周周一到第16周周五。

C. 申请志愿者人数若超过50人的活动，申请时必须携带活动方案书或秩序册等相关说明文件对活动加以说明（若该活动为校园清洁等活动可根据实际情况做特殊处理）。

D. 各院内除青协分会外学生组织的本职工作（包括清洁工作及其他大型主办活动、承办活动等）在申请志愿者活动时，必须由活动负责人将组织内部人员名单和数量上报学院青协分会，由学院青协分会证实人手不够后，则可以按照第（二）项流程进行志愿者活动的申请。该活动申请时须上交该活动相关方案书；志愿者由学院青协分会协助进行招募，且该组织内部参与人员无义工时。

E. 以下活动不能申请志愿者活动：

a. 活动涉及的钱财问题处理方案不当或是涉及盈利。

b. 各学生组织的本职工作（包括清洁工作及其他大型主办活动、承办活动等）的相关宣传活动（摆摊宣传、宿舍宣传、制作海报、制作视频等）。

c. 活动不具有实际意义或是与志愿者活动相关性不大。

F. 对于以下志愿者活动作出相关规定：

a. 所有义演的活动，一次义演（包括排练在内）义工时长不超过5h。

b. 所有敬老院、福利院等探访活动，一次探访（包括探访活动中的场地布置或清洁工作在内）义工时长不超过3h。

c. 所有志愿者协助社区进行的相关宣传活动（摆摊、画海报等），一次宣传义工时长不超过4h。

G. 对于活动中因不可变原因需要更改活动表中内容的；

a. 若为单次活动，活动单位须在第一时间联系校青协统筹管理部，统筹管理部批准后，活动单位需按照统筹管理部的要求携带相关证明、内容更新的相应份数的活动申请表和该活动未保存在统筹管理部的已审批的活动申请表在校青协值日时间到校青协办公室（活动中心204），进行新表的审批和旧表的回收。

b. 若为长期活动，活动单位须在第一时间联系校青协统筹管理部，统筹管理部批准后，活动单位需按照统筹管理部的要求携带相关证明和内容更新的相应份数的活动申请表在校青协值日时间到校青协办公室（活动中心204），进行新表的审批。

c. 以上两项若未按要求进行活动更改，将被视为严重违背正常工作秩序，校青协统筹管理部将按照《青协分会量化管理基本评分记录表》相关条例扣除学院相应量化分值。

H. 未填写活动申请表或活动未通过校青协审核即开展志愿者活动，校青协将针对具体情况并按照《青协分会量化管理基本评分记录表》相关条例扣除该学院相应量化分值。

I. 对于活动时间无法准确判定的长期活动，在与校青协统筹管理部负责人联系并得到活动许可后，有以下两种申请方式：

a. 申请单位每次在确认了单次活动的具体时间后，以单次活动的形式进行申请。

b. 申请单位在活动申请表中的“活动时间”一栏中填写上大致的时间。

J. 关于义工服义工帽的借还做出如下规定：

a． 义工服和义工帽的外借时间上限为一周。

b． 申请单位如需借领义工服或义工帽，凭保留的活动申请书，按照活动申请书上的时间前往校青协秘书处办公处按流程借领义工服，并按活动申请表上的时间前往校青协秘书处办公处按流程归还义工服。

 

二、 活动跟踪

活动实施后，将会根据不同情况进行不定时活动跟踪。

(一) 活动单位为学院青协分会：

1. 统筹管理部若确定进行活动跟踪后，将会在活动进行前一天联系该活动的活动负责人联系，并指派一名或多名校青协跟踪人员进行活动跟踪。

2. 活动跟踪结束后，跟踪人员根据该活动的实际情况，在活动跟踪表上进行对应的打分。

3. 活动结束后，活动负责人根据跟踪人员的真实表现，填写活动跟踪反馈表，并与校青协值班时间带到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处。

(二) 活动单位为院四会、院党支部、班级或其他院内组织：

1. 学院青协分会须派出一名或多名跟踪人员，对该活动进行指导和跟踪。

2. 统筹管理部若确定要进行活动跟踪后，将会在活动进行前一天联系该活动的活动负责人联系，并指派一名或多名校青协跟踪人员进行活动跟踪。

3. 活动跟踪结束后，跟踪人员根据该活动的实际情况，在活动跟踪表上进行对应的打分；若统筹管理部未进行活动跟踪则忽略此项。

4. 活动结束后，活动负责人根据跟踪人员的真实表现，填写活动跟踪反馈表，并与校青协值班时间带到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处；若统筹管理部未进行活动跟踪则忽略此项。

注：

A. 活动跟踪中发现该活动与活动申请表中内容不符，将进行以下处理：

a. 活动实际情况与活动申请表中内容存在不符且该活动为单次活动，则统筹管理部将联系该活动相关负责单位，询问具体情况并发出整改通知；若该活动的实际服务时间少于活动申请表上所写时间，则统筹管理部会通知活动单位按真实的服务时间进行时间认证。

b. 活动实际情况与活动申请表中内容存在部分不符且该活动为长期活动，则统筹管理部将联系该活动负责单位，询问具体情况并发出整改通知，并对下一次活动进行活动跟踪；若该活动的实际服务时间少于活动申请表上所写时间，则统筹管理部会通知活动单位按真实的服务时间进行时间认证。

c. 活动实际情况与活动申请表中内容严重不符或多次存在部分不符且该活动为长期活动，则统筹管理部将联系该活动负责单位，询问具体情况并终止该活动；若该活动的实际服务时间少于活动申请表上所写时间，则统筹管理部会通知活动单位按真实的服务时间进行时间认证。

d. 以上三项，若通知后仍未修改服务时间，将会视为严重违背正常工作秩序，校青协统筹管理部按照《青协分会量化管理基本评分记录表》相关条例扣除该学院相应量化分值；屡次不改，将不对本次活动进行时间认证。

B. 活动跟踪中，活动人员对活动跟踪表示出抗拒或对跟踪人员有不尊重的行为

a. 若该活动为单次活动，则统筹管理部将联系该活动负责单位，询问具体情况、发出整改通知并不对这次活动进行时间认证。

b. 若该活动为长期活动，则统筹管理部将联系该活动负责单位，询问情况、发出整改通知并不对这次活动进行时间认证，并对下一次活动进行活动跟踪。

c. 若一长期活动的活动跟踪中出现多次活动人员对活动跟踪表示出抗拒或对跟踪人员有不尊重的行为，则统筹管理部将联系该活动负责单位询问情况、发出整改通知并终止该活动。

 

三、 时间认证

(一) 活动单位为学院青协分会：

1. （一次活动结束后）按照已给出标准格式，根据参加活动的本学院志愿者的信息，填写好《活动时间确认表》（见附件二），打印一式两份

2. 若该活动有招募其他学院的志愿者，则按照已给出标准格式，根据参加活动的其他学院志愿者的信息，分学院排列好志愿者顺序，填写好《时间认证表》（见附件三），并将电子版命名为《日期+活动名称时间认证》，用学院青协公共邮箱发送到时间认证邮箱（wyu_sjrz@126.com），统筹管理部会将表内信息制成返还条发放给对应的学院进行义工时录入；若该活动没有招募其他学院的志愿者，则忽略此项。

3. 由学院青协分会登录该学院义工网管理员系统，严格按照时间录入的流程，根据填写好的《活动时间确认表》中的内容进行义工时的录入。

4. 携带一式两份《活动时间确认表》和活动申请时保留在学院青协分会处的该活动的纸质版活动申请表，在每周三、周四、周五校青协值日时间到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处进行核查。

5. 核查完成后，统筹管理部值班人员做好登记并确认无误后，校青协统筹管理部保留一份《活动时间确认表》，学院青协分会保留一份《活动时间确认表》。

(二) 活动单位为院四会、院党支部、班级或其他院内组织：

1. （一次活动结束后）活动单位按照学院青协分会的要求将参与活动人员的相关信息上交给学院青协分会。学院青协分会按照已给出标准格式，根据活动单位上交的志愿者的信息，填写好《活动时间确认表》，打印一式两份。

2. 由学院青协分会登录该学院义工网管理员系统，严格按照时间录入的流程，根据填写好的《活动时间确认表》中的内容进行义工时的录入。

3. 携带一式两份《活动时间确认表》和活动申请时保留在学院青协分会出的该活动的活动申请表，在每周三、四、五校青协值日时间将纸质版申请表带到校青协办公室（活动中心204）统筹管理部办公处进行核查。

4. 核查完成后，统筹管理部值班人员做好登记并确认无误后，校青协统筹管理部保留一份《活动时间确认表》，学院青协分会保留一份《活动时间确认表》。

注：

A. 以上与时间认证相关表格填写不规范，将会按照《青协分会量化管理基本评分记录表》相关条例扣除相关学院相应量化分值。

B. 在一天或一段连续的日期内进行的名称、主题或内容相同的志愿者活动，即为一次活动。

C. 关于时间认证的时限：

a. 在志愿者活动结束后一周内，须进行时间认证及义工时录入；逾期进行时间认证或不进行时间认证均不进行活动审核。

b. 对于一些长期志愿者活动（如家庭义教），由主办该活动的学院的青协分会与与校青协统筹管理部进行沟通，经过统筹管理部批准后，可在该活动结束后统一进行时间认证。

D. 统筹管理部根据每周三、周四、周五收集的《活动时间确认表》，对义工网后台各学院分会的时间录入进行检查及审核：

a. 检查确认无误的活动将审核通过。

b. 检查中发现一个活动中有个别录错录漏现象将会联系该活动主办分会对时间录入进行修改，在下一周检查时若该活动时间录入已修改正确则该活动审核通过。

c. 检查中发现一个活动时间录入错误严重，或发现一个已上报给主办分会的错误活动在一周内未进行修改，则该活动审核不通过并删除。

 

四、 量化管理

（一）各院分会双周周三~周四于校青协统筹管理部值日时间（16:30~17:30）将纸质版量化表交至校青协办公室（活动中心204）

统筹管理部办公处并将电子版发送至量化管理方案收集邮箱（wyu_lhglfasj2012@126.com ）。

（二）量化每两周、每月汇总一次并反馈各院分会建议，会定期于量化管理方案共享邮箱（wyu_lhglfa2012@126.com，密码为876543210）公示。

注：若量化管理未能及时上交将会按照《青协分会量化管理基本评分记录表》相关条例扣除相关学院相应量化分值。

 

五、 其他

该《志愿者活动实施流程（院内）》最终解释权归共青团五邑大学青年志愿者协会统筹管理部所有，如对此流程有任何疑问或意见，请直接联系统筹管理部部长：

   

    康银帅13622567765/667765

    吴思敏：13612291710/61170

    周小虎：13622568915/688915

 

附件：

1. 五邑大学志愿者活动申请表（院内）

2. 活动时间确认表

3. 时间认证表(模版)

 

共青团五邑大学委员会

  五邑大学青年志愿者协会

2017年9月8日