五邑大学志愿者服务活动实施要求

 

    为进一步发扬“奉献、友爱、互助、进步”的志愿精神，规范学校志愿者服务活动的开展，提高学生志愿服务水平，根据广东省志愿者联合会《关于印发<“i志愿”系统志愿服务活动发布规范（试行）><“i志愿”系统志愿服务时长审核规范（试行）>的通知》、江门市五邑义工联合会《江门市志愿服务综合信息管理平台管理员工作细则（试行）（第三次修正案）》的有关规定，结合学校实际，制定如下实施要求。

一、志愿者服务活动申请

（一）活动申请表填写及报送

1.规范填写《五邑大学志愿者活动申请表》（见附件二，以下简称“活动申请表”），按照要求打印后，在活动开展前将纸质版申请表交至校青协办公室进行审批，校青协进行审批及登记后，与活动申请单位各保留一份存档；电子版与邮件名称统一命名为“组织+日期+活动名称申请表”，用工作邮箱发送至活动申请邮箱【wyu_zzb2007@126.com】。

2.活动申请审核通过后，由学院（部）青协在义工网后台申请活动（在实施活动前进行报名），实施活动。

（二）活动申请注意事项

1.志愿服务活动需在每学期第1周至第16周内开展。

2.学院（部）开展的志愿服务活动若招募人数大于或等于50人需要提交电子版和纸质版的方案书，并在开展活动前5天将电子版方案书发送至活动申请邮箱【wyu_zzb2007@126.com】，纸质版方案书需学院（部）负责青协的指导老师签名，并盖学院（部）团总支印章后同纸质版活动申请表交至学生活动中心204。

3.学院（部）学生组织（除学院<部>青协外）的本职工作（包括清洁工作及其他大型主办活动、承办活动等）在申请志愿者活动时，必须由活动负责人将组织内部人员名单和数量上报学院（部）青协，由学院（部）青协证实人手不够后，按照流程进行志愿者活动的申请。申请活动时需上交该活动相关方案书，志愿者由学院（部）青协协助进行招募。

4.出现特殊情况需临时变更活动时间，需提前报备校青协，并提交相关证明和活动申请表，审核通过后方可实施，否则将不予以时间认证。

5.未按以上要求进行活动申请开展志愿者活动的，不予以时间认证。

（三）义工网后台信息录入

1.活动时长、活动时间、报名截止时间、志愿者人数需与纸质版的活动申请表的相关信息一致。

2.报名截止时间需填写为活动结束后1天。（例：活动结束时间为2021年11月1日17：30，则报名截止时间为2021年11月2日17：30）

二、志愿服务活动审核要求

（一）志愿服务活动界定

1.志愿服务是指志愿者、志愿服务组织和其他组织自愿、无偿向社会或者他人提供的公益服务。（《“i志愿”系统志愿服务活动发布规范（试行）》第1条）

2.以下活动不能申请志愿服务活动：

（1）活动涉及的钱财问题处理不当或是涉及盈利；

（2）各学生组织本职工作，包括清洁工作、检查签到及其他大型主办活动、承办活动、办公室值班、摆摊宣传、招新宣传、制作海报、制作视频等；

（3）活动不具有实际意义或是与志愿者活动相关性不大；

（4）班级团日活动；

（5）组织出游、参观游览、观看电影、出席讲座、转发网络连接、网络点赞、网络答题、将志愿服务时与捐款相挂钩等；

（6）除志愿者培训活动外，禁止发布如会议、讲座、聚餐、团建、演出、排练、祈福、商业等与志愿服务无关的活动。此外，如活动中有提供如会场指引、义演等无偿义务服务可以申请志愿活动。（《“i志愿”系统志愿服务活动发布规范（试行）》第3条）

（二）长期活动申请要求

活动有长期实施的必要性，且已经与服务单位协商后取得服务单位同意，在申请时需提交活动申请表、服务单位签字或者盖章的相关证明材料、活动方案书或秩序册等相关说明文件。

（三）活动服务时长

除抢险救灾、支援边区、体育赛事、长期无偿支教助学等大型专项服务外，大部分志愿者活动每天的服务时间不超过8小时。对于自行签到签退、扫码超过8小时的服务时长，审核时可参照“3看1比”，一看活动时间、地点及内容，二看记录时长是否合理，三看签到签退地点是否在活动允许范围内，并比较与之同行志愿者的时长差距。（《“i志愿”系统志愿服务时长审核规范（试行）》第5条、第8条）

三、志愿者服务活动后台申请及注意事项

1. 不同类型活动对应后台申请情况：

（1）一天多个时间的活动可按固定类型时长创建活动，即可多次签到签退记录时长。

（2）一天一个时间段的活动可按普通类型时长创建活动，一天只能签到签退一次。

（3）连续几天且一天一个时间段的活动，根据天数创建相应的活动数量，每人每天只能签到签退一次。

（4）连续几天且一天多时段可按固定类型时长创建一个活动，即可多次签到签退记录时长。

2.活动地点应清晰明确，扫描范围选择最大3千米。

3.活动配图应紧贴主题、有辨识度，可以是宣传海报或相近主题的活动图片，尽量不用纯logo、徽章。

4.活动内容应详细填写，如服务对象、服务内容（需体现志愿服务或培训的具体内容）和服务安排等。

四、活动创建与录入时长

1.学院（部）青协按照《活动创建与录入时长流程指引》，在活动申请审核通过后，下载好活动的报名、签到和签退二维码，在活动开展前组织志愿者使用江门义工APP或江门义工小程序扫码签到，活动结束后扫码签退。

2.职能部门组织的志愿服务活动，需提前把志愿者名单发至工作邮箱【wyu_zzb2007@126.com】；由校青协创建活动并完成活动报名，生成活动报名二维码、签到码和签退码（活动开展遇到紧急情况可组织志愿者使用江门义工APP或江门义工小程序扫码报名，但后期仍需要把志愿者名单送至校青协）；开展活动时，由职能部门提供签到、签退码进行签到、签退，后台自动完成义工时录入。

五、志愿者服务活动跟踪流程及注意事项

1.活动实施时，校青协根据实际情况进行不定时的活动跟踪，若活动单位为班级或其他院内组织，学院（部）青协须派出一名或多名跟踪人员进行活动跟踪，活动开展单位应积极配合跟踪工作。

2.活动跟踪结束后，跟踪人员根据该活动的实际情况，进行打分，评分纳入量化分值；活动负责人根据跟踪人员的真实表现，填写活动跟踪反馈表，并交至校青协。

3.活动跟踪中发现该活动开展的实际情况与活动申请表中内容存在不符，须进行整改；若实际服务时间少于活动申请表的时间，则须重新进行时间认证；整改后仍然存在问题，将按照相关规定进行处理。

4.活动中如有发现志愿者不配合志愿服务要求，如长时间玩手机、闲聊等行为，给予警告，屡次不改的，将取消该志愿者的义工时认证。

六、志愿者服务活动义工时认证流程及注意事项

 （一）《活动证明材料》报送

活动结束后，如需要申请手动录入时长，学院（部）青协需准备好《关于XXX活动申请时长补录的情况说明》（见附件四，以下简称“单位证明”）至校青协办公室进行盖章，并与需要手动录入时长的志愿者信息的活动签到、签退表的手写纸质版（见附件三），1-2张现场照片（需要出现志愿者的身影）在活动结束后5个工作日内用工作邮箱统一以图片形式整理压缩后发送至证明材料邮箱【wyu_sjrz123@126.com】，邮件名称统一命名为“组织+日期+活动名称+证明材料”。

（二）固定类型服务时长活动

在活动结束后，学院（部）青协需填写时间确认表（见附件五），完成该表后在活动结束后5个工作日内把电子版文档用工作邮箱发到校青协统筹管理部证明材料邮箱【wyu_sjrz123@126.com】，由校青协进行活动服务时长审核。邮件名称统一命名为“组织+日期+活动名称+固定类型服务时长活动时间确认表”。

（三）职能部门义工时录入流程及材料报送

1.开展活动前需要将志愿者名单（见附件一）发送到校青协。

2.由校青协创建活动并完成活动报名后，会生成相应的活动报名、签到和签退二维码，在活动过程中使用签到签退码进行义工时长的录入。

3.活动开展遇到紧急情况可组织志愿者使用江门义工APP或江门义工小程序扫码报名，后期仍需要把更新后的志愿者名单发送至校青协，以便后期进行人员核对。

4.活动结束后，如出现需要后期手动录入的志愿者，需要将1-2张活动现场照片以及纸质版的签到签退表（见附件三，只需要提供问题志愿者的签到签退信息）以图片形式、电子版的时间确认表（附件五，只需要提供问题志愿者的时长）发送至证明材料邮箱【wyu_sjrz123@126.com】，以便后期的时长录入。如没有出现需要后期手动录入的情况，则无需提交任何证明材料。

（四）义工时确认注意事项

1.在一天或一段连续的日期内进行的名称、主题或内容相同的志愿者活动，即为一次活动。

2.志愿者服务时长以扫码签到签退时间为准，实做实给，系统自动录入。

3.校青协根据收集的《活动申请表》以及证明材料，对义工网后台各学院（部）青协的时间录入进行检查及审核：

（1）检查确认无误的活动将审核通过。

（2）检查中发现录入有误的，将联系该活动相关学院（部）青协进行修改，并按相关规定进行处理。

4.无论是固定类型服务活动还是非固定类型服务活动，若需要申请手动录入时长，都需要提交证明材料至证明材料邮箱【wyu_sjrz123@126.com】进行存档。

（五）可申请后台录入时数的情况

原则上不允许后台手动录入活动（培训）时数。特殊情况需要在后台手动录入时数的活动（培训），仅限以下范围：

（1）应急救援、志愿防疫、创文临时行动等突发性志愿服务活动。

（2）分散开展的上门探访、义教、献血类志愿服务活动。

（3）受活动（培训）现场环境、技术手段限制等因素影响（如信号、没手机等），不能完成扫码签到、签退的志愿服务活动（培训）。

（六）申请时数录入权限流程

确需通过后台录入时数的志愿服务活动（培训），应由活动（培训）发起志愿服务队伍管理员向市义工联秘书处提交相应证明材料（单位证明、现场照片、签到、签退表等），申请开放后台录入权限，市义工联秘书处审核通过后会以弹框的形式通知，临时开放权限给申请队伍，开放时限3天。权限开放后，时数录入、服务审核流程不变。

（七）志愿时补录要求

1.原则上不允许补录活动。特殊情况需要补录的活动，仅限于以下范围：

（1）参与人数较多、规模较大的赛会类志愿服务活动；

（2）灾后重建、抢险救援、创文临时行动等突发性志愿服务活动；

（3）献血、民情志愿活动；

（4）其他经市义工联批准的特殊志愿服务活动。

2.活动组织方在活动结束30天内，登录“江门市志愿服务综合信息管理平台”提交活动补录申请。应含有补录原因、补录时间、服务日期、地点、内容、证明人、证明人联系方式和证明材料。证明材料至少包含活动通知文件、现场照片、签到签退表、服务时数记录情况等。

3.补录活动的申请由市义工联秘书处统一审核，条件成熟后由秘书处将权限下放到一级分会、服务总队。

4.审核通过后，补录的志愿服务时数永久公示于“江门志愿者网”并永久追溯。公示30天内无异议，补录的志愿服务时间计入志愿者个人会员账号。（《江门市志愿服务综合信息管理平台管理员工作细则（试行）（第三次修正案）》第十条、第十一条）

其他未尽事宜可联系相关工作人员：

赵依霖（13824081300）

邓皓升（13822373215）

赵慧婷（13422500229）

活动申请邮箱：wyu_zzb2007@126.com

证明材料邮箱：wyu_sjrz123@126.com

附件：一、五邑大学活动志愿者名单

二、五邑大学志愿者活动申请表

三、五邑大学志愿者活动时间签到签退表

四、关于XXX活动申请时长补录的情况说明

五、五邑大学志愿者活动时间确认表

六、五邑大学学院（部）志愿者服务活动量化评分记录表

 

 

五邑大学青年志愿者协会

2021年11月11日