校内各单位：
为进一步优化校园访客进出管理，解决访客填报不便、审核流转效率不高等现实问题，压实各单位访客管理主体责任，保障校园安全有序，保卫处会同数智化建设办公室已完成访客预约系统功能升级改造，调整因公／因私预约审批流程，优化违章提醒、预约信息填报规则，新增访客邀约（代填式）功能。现将有关事项通知如下：
一、主要升级内容
1.优化填报流程及保护信息安全
简化预约填报字段，取消身份证件号码、入校大门信息的填报要求，减少冗余信息录入，降低个人敏感信息采集风险；预约核验方式由扫码核验身份证调整为随机码核验，预约凭证取消闪烁展示，改为定时刷新模式，提升小程序使用体验与信息安全防护水平。
2.预约拦截及黑名单
审核人员可对已审批通过的预约执行强制取消操作，应对校园临时管控等特殊情形；访客、车辆信息如在黑名单内，将无法预约。
3.上线访客邀约（代填式）功能
校内教职工可通过小程序【访客邀约】模块，代为访客填写全部来访信息，无需访客本人操作系统提交预约，解决个别访客不会填报、不便填报的痛点。邀约时可添加同行人员，单次最多添加 3 名同行访客，支持维护常用访客名单，便于重复邀约使用。邀约提交后同样执行 “被访人初审 ＋ 单位负责人审核” 两级审批流程。
4.因公 / 因私预约新增被访人初审环节
原有因公、因私访客预约流程调整，访客提交预约申请后，先由被访教职工完成信息初审，初审通过后再流转至单位负责人审核；被访人可对预约申请作出 “通过” 或 “不通过” 处理，驳回申请须填写具体理由。若被访人与邀约发起人为同一人，则直接进入单位负责人审批环节。
5.完善预约车辆违章短信通知机制
来访车辆在校内发生违章行为时，系统将同步向来访访客、被访人、被访单位审批负责人发送违章提醒短信，压实多方管理提醒责任。
二、压实主体责任，规范预约管理
按照 “谁邀约、谁负责；谁接待、谁负责” 原则，进一步明确访客预约管理职责，共同维护校园安全秩序：
被访教职工是访客入校第一责任人。教职工作为被访接待对象，必须严格审核来访人员身份、来访事由、来访时段，确保来访事项真实合规，督促来访人员严格遵守校园各项管理规定。对不符合入校条件的申请要及时予以驳回。访客在校期间发生的各类行为问题，由被访教职工承担相应接待管理责任；熟悉使用对已生效预约执行强制取消功能，如遇访客行程变更，应当及时取消预约，避免无效预约占用系统资源。
各单位负责人履行监管责任。做好本单位所有访客预约、邀约申请的合规审查，严把审批；熟悉使用对已生效预约执行强制取消功能，落实校园临时管控、应急处置相关工作要求。
严禁通过无关人员、不符合入校条件人员预约或为其发起邀约。对违规预约 / 邀约造成校园安全风险的，将依法依规追究相关人员责任。
三、操作使用相关说明
小程序进入方式：微信搜索“五邑大学访客预约系统”，或者扫描小程序码进入。首次登录，需要点击【我的】-【个人资料】获取手机号，请使用学校统一身份认证系统登记的手机号码登录。
系统操作指引可以查看小程序内【使用指引】栏目和《五邑大学访客预约小程序使用说明（修订版）》。如统一认证登记手机号调整，请登录学校门户-个人中心-账号安全-基础设置-手机绑定（解绑），统一身份认证登记问题请联系数智化办公室3296026；访客管理业务政策咨询请联系保卫处：3296135。
特此通知。
附件：五邑大学访客预约小程序使用说明（修订版）
保卫处
数智化建设办公室
2026年9月22日
