全校各单位：
为加强档案管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，现将有关档案归档工作有关事项通知如下：
一、归档范围
1.2022年度学校在教学、科研、管理、服务和其他各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料，归档范围详见《五邑大学各单位档案材料归档范围和保管期限表（试行）》（附件1）。
2.新冠疫情防控工作中产生的相关档案材料，归档范围参照《五邑大学疫情防控工作文件材料收集范围》（附件2）。
3.往年遗漏的应归而未归的文件材料。
二、归档要求
各单位应高度重视立卷归档工作，提高档案归档质量，做到应收尽收、应归尽归，确保归档及时、齐全、完整和规范。归档工作中材料积累、整理、移交各环节参照《五邑大学档案归档工作流程》（附件3）进行操作。
1.纸质材料：归档的材料必须遵循文件的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系,分类合理，保证材料质地优良，书绘工整。
2.电子材料：电子档案材料和纸质档案材料同步归档，并在内容、相关说明及描述上保持一致，保证材料真实有效，安全可靠。
3.声像、实物材料：须标明事由（事件）及时间、地点、人物，保证材料声像清晰，完好无损。
三、归档时间
1.各学院（部）、各职能部门在2023年7月15日前移交归档。
2.教学类档案在2023年12月30日前移交归档。
3.会计类档案在会计年度终了后暂由财务处保管3年，归档时间另行通知。
4.科研类档案在项目验收后2个月内移交归档，基建类档案在项目验收后3个月内移交归档。
四、归档程序
1.档案验收：按照档案业务规范的要求和规定，检查整理是否符合要求，分类是否合理，数量是否一致，手续是否完整，不符合规范要求的材料将退回归档部门修正。
2.档案交接：归档单位填写《五邑大学档案移交清单》（附件4），交接双方经手人、部门领导、分管校领导签署意见并加盖单位公章，移交清单一式两份，双方各保存一份。
3.移交地点：南主楼八楼综合档案室，电子材料发送到wydxda@wyu.edu.cn,邮件名称为：部门+材料主题，或者将不宜公开的文件、存储文本比较大的文件用光盘或优盘拷贝送交。
五、联系方式
归档过程中的相关事项，请与综合档案室联系。为进一步加强学校档案工作的联系与交流，请各单位的档案人员加入粤政易档案工作交流群。
联系电话：3296189、3296115。
附件：1.五邑大学各单位档案归档范围和保管期限表（试行）
2.五邑大学疫情防控工作文件材料收集范围
3.五邑大学档案归档工作流程
4.五邑大学档案移交清单
五邑大学党政办公室
2023年6月13日
