全校各单位：

       为深入贯彻落实习近平总书记对档案工作的重要批示精神，加强党对档案工作的领导，进一步推动学校档案工作规范化、制度化建设，现将有关档案归档工作有关事项通知如下：

       一、归档范围

        1.2021年度学校在教学、科研、管理、服务和其他各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料，归档范围详见《五邑大学各单位档案材料归档范围和保管期限表（试行）》（附件1）

        2.新冠疫情防控工作中产生的相关档案材料，归档范围详见《五邑大学疫情防控工作文件材料收集范围》（附件2）。

        3.开展党史学习教育期间产生的相关档案材料，归档范围详见《五邑大学党史学习教育文件材料收集范围》（附件3）。

        4.往年遗漏的应归而未归的文件材料。

        二、归档要求

        归档工作中材料积累、整理、移交各环节可按照《五邑大学档案归档工作流程》（附件4）进行操作，做到应收尽收、应归尽归，确保归档质量。

        1.纸质材料：归档的材料必须遵循文件的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系,分类合理，保证材料质地优良，书绘工整。

        2.电子材料：电子档案材料和纸质档案材料同步归档，并在内容、相关说明及描述上保持一致，保证材料真实有效，安全可靠。

        3.声像、实物材料：须标明事由（事件）及时间、地点、人物，保证材料声像清晰，完好无损。

        三、归档时间

        1.按年度归档的单位请于2022年6月30日前移交；

        2.按教学年度归档的单位请于2022年11月30日前移交。

        四、归档程序

        1.档案验收：按照档案业务规范的要求和规定，检查整理是否符合要求，分类是否合理，数量是否一致，手续是否完整，不符合规范要求的材料将退回归档部门修正。

       2.档案交接：归档单位填写《五邑大学档案移交清单》（附件5），交接双方经手人、部门领导、分管校领导签署意见并加盖单位公章，移交清单一式两份，双方各保存一份。

       3.移交地点：南主楼八楼综合档案室，电子材料发送到wydxda@163.com,邮件名称为：部门+材料主题，或者将不宜公开的文件、存储文本比较大的文件用光盘或优盘拷贝送交。

       五、联系方式

       归档过程中的相关事项，请与综合档案室联系。为进一步加强学校档案工作的联系与交流，请各单位的档案人员加入粤政易档案工作交流群。

联系电话：3296189、3296115。

       附件：1.五邑大学各单位档案归档范围和保管期限表（试行）

                  2.五邑大学疫情防控工作文件材料收集范围

                  3.五邑大学党史学习教育文件材料收集范围

                  4.五邑大学档案归档工作流程

                  5.五邑大学档案移交清单

                                                                                                       党政办公室

                                                                                                        2022年6月8日