第一章 总 则
第一条 为规范学校电子邮箱的使用和管理，保障学校电子邮箱系统安全高效运行，维护学校师生的利益，营造良好的教学、科研、对外交流、管理和服务环境，根据《中华人民共和国网络安全法》《互联网信息服务管理办法》《互联网电子邮件服务管理办法》等有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所指“五邑大学电子邮箱”，是由五邑大学统一建设、运行、维护和管理，向校内各部门、教职工及在校学生免费提供、并用于参与教学、科研、管理服务等活动的电子邮箱。电子邮箱分为个人邮箱和公用邮箱，个人邮箱是指经个人申请和所属部门主要行政负责人同意，分配给在职教职工和在校学生使用的电子邮箱；公用邮箱是经校内二级组织机构申请，分配给校内部门用于处理学校公务的电子邮箱。
第三条 电子邮箱的使用必须遵守国家有关政策法规及规定，严禁使用电子邮箱储存、传递或处理涉密信息和文件。
第四条 电子邮箱仅提供给学校在职在岗教职工、在籍学生及校内各二级组织机构使用（以下简称为“用户”），不接受校外人员或单位申请。电子邮箱所有权属于五邑大学，五邑大学电子邮箱用户拥有使用权。
第二章 组织机构与职责
第五条 数字信息化办公室负责为电子邮箱用户提供开通、终止、咨询及异常处理等服务，负责电子邮箱系统的规划、建设、管理和运维，并对电子邮箱的使用进行监督、检查和安全防护。
第六条 电子邮箱用户责任。
（一）用户应严格遵守国家有关法律、法规和学校有关规定，自觉维护电子邮箱安全。
（二）用户要严格遵守相关法律法规及本办法正确使用电子邮箱，自觉维护邮箱安全，并对邮箱的使用安全负全责。
（三）用户有责任及时向数字信息化办公室举报邮箱被滥用或盗用情况，报告系统安全漏洞或其他任何不正常状况。
（四）大量发送垃圾邮件以及长时间不登录的用户，系统将自动锁定。如需解锁，用户需提供合法证件信息，核验身份并采取整改措施后方可解锁。
第三章 电子邮箱申请与终止
第七条 电子邮箱一律采用实名制，开通电子邮箱时必须填写校内邮箱的申请表格并由相关单位或学院盖章确认。
第八条 教职工和单位申请电子邮箱时，必须登记邮箱名称（后缀为@wyu.edu.cn；单位邮箱名称为单位首字母缩写，后缀同上）以及使用人的姓名、单位、教工号、联系电话、开通时间等信息，由使用所属单位负责人负责核定。
第九条 在校学生申请电子邮箱时，必须登记邮箱名称（后缀为@wyu.edu.cn）以及使用人的姓名、学院、学号、联系电话、开通时间等信息，并明确使用意图，由学院或项目负责人负责核定。
第十条 电子邮箱终止后，所有功能停止服务，用户信息及电子邮箱中的数据继续保存十个工作日，十个工作日后，电子邮箱注销，用户信息及电子邮箱数据将被永久删除，如需保存邮箱文件，使用人应及时自行处理。
第四章 电子邮箱使用管理
第十一条 学校电子邮箱仅限符合规定的使用者本人使用，禁止用户将学校电子邮箱以任何形式转让给他人或其他单位使用。
第十二条 邮箱至少每学期应修改 1 次登录密码，密码强度应为高强度（6位以上字符组合：含大小写字母和数字）。
第十三条 用户应妥善保管账号密码。如忘记密码，可通过电子邮箱系统或绑定手机在线取回；若仍无法进入电子邮箱，用户应持本人有效身份证件（《中华人民共和国居民身份证法》中规定的各种证件、学生证、教师证、工作证）到数字信息化办公室进行密码重置。
第十四条 不打开可疑邮件、垃圾邮件、不明来源邮件等提供的附件或网址。
第十五条 用户应定期做好邮件清理和备份工作，以确保电子邮箱的正常运行，并及时删除无需留存的工作邮件。
第十六条 各二级组织机构应指派专人负责本部门公用邮箱的邮件收发与日常管理，严禁将邮箱授权给备案人员以外的人员使用或转让给其他部门使用。如需弃用邮箱，应及时通知数字信息化办公室予以注销，避免因长期缺少正常维护而被盗用或其他安全事件的发生。
第十七条 教职工因退休、调动、辞职、合同期满不再续聘等原因离开学校，学校将收回其名下电子邮箱的使用权。
第十八条 在读学生个人邮箱开通后一年内从未登录，该邮箱将被注销，若需要重新开通应按本办法第八条进行申请；学生因毕业或肄业等原因离开学校，学校将收回其名下电子邮箱的使用权。
第十九条 电子邮箱用户须遵守国家各种政策法规，包括但不限于《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《计算机软件保护条例》等计算机及互联网相关的法律法规，并与用户的真实身份相适宜；遵守使用电子邮件服务的网络协议、规定、程序和惯例，不得利用电子邮件发送连锁邮件，垃圾邮件或商业邮件，不得利用电子邮件散布电脑病毒、木马软件、间谍软件等恶意软件干扰网络服务。禁止利用电子邮箱从事损害学校利益的活动及以下活动：
（一）反对宪法所确定的基本原则的。
（二）危害国家安全，泄露国家秘密，颠覆国家政权，破坏国家统一的。
（三）损害国家荣誉和利益的。
（四）煽动民族仇恨、民族歧视，破坏民族团结的。
（五）破坏国家宗教政策，宣扬邪教和封建迷信的。
（六）散布谣言，扰乱社会秩序，破坏社会稳定的。
（七）散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的。
（八）侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益的。
（九）含有法律、行政法规禁止的其他内容的。
第二十条 任何人不得以任何方式私自查阅、截获、监控他人邮件、也不得电子邮件用户的注册信息。但应公安机关等国家机关依照法律要求查阅的除外。
第五章 责任追究
第二十一条 对于违反本办法有关规定的部门或个人，一经发现，暂停其电子邮箱使用权并责令改正；拒不整改的，将终止其电子邮箱使用权并进行内部通报；造成学校损失的，追究直接责任人的行政或经济责任；造成严重后果并触犯法律的，将移交司法机关处置。
第六章 附 则
第二十二条 本办法由数字信息化办公室负责解释。
第二十三条 本办法自发布之日起施行。
